Cómo hacer facturas siendo autónomo: la guía que ojalá me hubieran dado al empezar

Si acabas de darte de alta como autónomo y no tienes ni idea de cómo hacer una factura, tranquilo. No eres el primero ni el último. Hacienda no te da un manual, los gestores cobran por explicártelo, y en internet encuentras de todo menos algo claro.

Esta guía va al grano: qué tiene que llevar una factura, cómo calcular IVA e IRPF, qué errores evitar, y cómo facturar bien desde el día 1. Sin paja.

¿Qué es una factura y para qué sirve?

Una factura es un documento legal que acredita que has vendido un producto o servicio. Sirve para tres cosas:

1. Para ti: justifica tus ingresos ante Hacienda
2. Para tu cliente: le permite deducirse el gasto (si es empresa o autónomo)
3. Para Hacienda: es la prueba de que has facturado y vas a declarar ese ingreso

No es opcional. Cada vez que cobras por tu trabajo, estás obligado a emitir factura. Y tiene que cumplir unos requisitos mínimos — no vale un "te paso el PDF por WhatsApp".

Los 10 elementos obligatorios de una factura

Según el Reglamento de Facturación (RD 1619/2012), tu factura debe incluir:

1. Número de factura — correlativo y único. No puede haber dos facturas con el mismo número. Lo normal es usar serie + año + número: F2026-001, F2026-002…
2. Fecha de emisión — el día que haces la factura
3. Tus datos completos — nombre y apellidos (o razón social), NIF, dirección fiscal
4. Datos de tu cliente — nombre/razón social, NIF, dirección. Si es particular (sin NIF de empresa), con nombre y DNI/NIE basta
5. Descripción del servicio o producto — qué has hecho o vendido. Cuanto más claro, mejor
6. Base imponible — el importe antes de impuestos
7. IVA — el porcentaje y la cantidad. Generalmente 21%, pero depende de tu actividad (algunos van al 10% o 4%)
8. IRPF (si aplica) — normalmente -15% para autónomos nuevos, -7% los dos primeros años. Se resta de la base
9. Importe total — lo que el cliente tiene que pagar. Base + IVA - IRPF
10. Forma de pago — transferencia, efectivo (máx. 1.000 €), recibo, etc. Incluye IBAN si es transferencia

Cómo calcular IRPF e IVA sin volverte loco

IVA: los tipos según tu actividad

• 21% general: la mayoría de servicios profesionales (diseño, programación, consultoría, abogacía…)
• 10% reducido: transporte, hostelería, algunos alimentos, viviendas
• 4% superreducido: pan, leche, libros, medicamentos
• Exento: médicos, dentistas, formación reglada, seguros

IRPF: cuánto te retienen

• -7% los dos primeros años como autónomo (nuevos emprendedores)
• -15% a partir del tercer año (régimen general)
• -20% actividades profesionales de alta retención (abogados, arquitectos, consultores con facturación alta)
• 0% si tu cliente no es empresa/autónomo (particulares no retienen)

Ojo: el IRPF se lo queda Hacienda como adelanto de tu declaración de la renta. No es un "descuento", es una retención a cuenta. Si retienen de más, te lo devuelven en la renta.

¿Factura con IRPF o sin IRPF?

Depende de quién sea tu cliente:

• Cliente empresa o autónomo: llevan IRPF SÍ o SÍ. Son ellos los obligados a retener e ingresar a Hacienda
• Cliente particular: NO llevan IRPF. Los particulares no tienen obligación de retener
• Cliente extranjero (sin establecimiento en España): NO llevan IRPF ni IVA español (factura con IVA intracomunitario o exportación)
• Factura de gasto (compra): tú eres el que retiene si el proveedor es autónomo profesional

Cómo hacer una factura paso a paso

Errores comunes de novato (y cómo evitarlos)

• ❌ Números de factura duplicados o no correlativos. Si Hacienda ve un salto de F-005 a F-009, preguntará dónde están la 006, 007 y 008. Usa siempre numeración automática.
• ❌ Olvidar el IRPF cuando el cliente es empresa. La empresa está obligada a retener. Si no se lo incluyes en la factura, es tu problema.
• ❌ Aplicar IVA cuando tu actividad está exenta. Médicos, dentistas, profesores de formación reglada y algunos otros no cobran IVA. Si lo añades, Hacienda te lo reclamará a ti.
• ❌ No conservar las facturas. Obligación legal: guardar facturas 6 años. Un programa te las guarda automáticamente; en Excel dependes de no borrar el archivo.
• ❌ Facturar en efectivo por encima de 1.000 €. No se puede. A partir de 1.000 €, solo transferencia u otro medio trazable.
• ❌ Facturar sin Verifactu. A partir de julio 2027, tu programa debe generar hash, QR, cadena y XML por cada factura. Los PDF y Excel dejarán de ser válidos.

¿Factura en papel, PDF o electrónica?

• Papel: solo si tu cliente lo exige. Es 2026.
• PDF: lo estándar. Lo generas, lo envías por email, tu cliente lo imprime si quiere.
• Factura electrónica (Facturae): obligatoria para facturar a administraciones públicas. Cada vez más empresas grandes la exigen a sus proveedores. Verifica que tu programa puede exportar en formato Facturae.

Recomendación final

Facturar no es difícil, pero tiene sus reglas. Si sigues esta guía, tus facturas serán legales, claras y profesionales desde el día 1.

Y si usas un buen programa, ni siquiera tendrás que pensar en la mayoría de estas cosas. El programa numera, calcula impuestos, aplica retenciones y te avisa si algo no cuadra.